KPI چیست؟ اگر تیمی را مدیریت می‌کنید، به احتمال زیاد در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد شنیده‌اید. در ساده‌ترین شکل، KPI نوعی سنجش عملکرد است که به شما کمک می‌کند درک کنید که هر بخش از سازمان شما چگونه عمل می‌کند. یک KPI خوب باید به‌عنوان قطب‌نما عمل کند که نشان دهد آیا مسیر درستی را به سمت اهداف استراتژیک خود طی می‌کنید یا خیر. همچنین ارتباط مستقیمی بین KPI و مدیریت منابع انسانی وجود دارد.

مشکل اینجاست که هزاران KPI برای انتخاب وجود دارد. اگر شاخص کلیدی عملکرد اشتباهی را انتخاب کنید، در این صورت چیزی را می‌سنجید که با اهداف شما همخوانی ندارد. حالا باید ببینیم که چگونه باید KPI های مناسب را برای سازمان خود انتخاب کنید؟

اگر این سوال برای شما هم ایجاد شد باید بدانید که تنها نیستید. برای شرکت‌ها غیرعادی نیست که در نتیجه استفاده از اقدامات اشتباه از مسیر خارج شوند؛ اما هر چه زودتر اشتباهات خود را کشف کنید، بهتر است. شما همیشه می‌توانید با بررسی مجدد KPI های خود به مسیر خود بازگردید.

در این مقاله، به کمک دانشگاه کسب‌ و کار روند انتخاب و ردیابی KPI ها را روشن می‌کنیم تا در موقعیت بهتری برای انتخاب موارد مناسب سازمان خود قرار بگیرید. ما همچنین 18 شاخص عملکرد کلیدی معنی‌دار را به اشتراک می‌گذاریم که می‌تواند برای اکثر شرکت‌ها اعمال شود.

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به مجموعه‌ای از اندازه‌گیری‌های قابل سنجش اشاره دارد که برای بررسی عملکرد کلی بلندمدت یک شرکت استفاده می‌شود.

KPI ها به‌طور خاص به تعیین دستاوردهای استراتژیک، مالی و عملیاتی یک شرکت کمک می‌کنند، به‌ویژه در مقایسه با سایر مشاغل در همان بخش.

اهمیت انتخاب KPI های مناسب

هزاران KPI برای انتخاب وجود دارد و اکثر شرکت‌ها انتخاب مناسب برای کسب‌وکار خود را دشوار می‌دانند. در عوض درنهایت حجم وسیعی از اطلاعات را در مورد هر چیزی که اندازه‌گیری آسان است اندازه‌گیری و گزارش می‌کنند. این تنها یکی از چندین تله KPI است که سازمان‌ها قربانی آن می‌شوند. یا گاهی اوقات آن‌ها به‌سادگی KPI هایی را انتخاب می‌کنند که به نظر می‌رسد دیگران از آن‌ها استفاده می‌کنند، صرف‌نظر از اینکه این شاخص‌ها برای تجارت آن‌ها مفید هستند یا خیر. به همین دلیل است که توسعه KPI های مناسب برای سازمان شما بسیار مهم است. برای کارآفرینی نیز یکی از اصولی که از ابتدا باید بدانید همین شاخص‌های کلیدی عملکرد است.

در چشم‌انداز کسب‌ و کار چالش‌برانگیز و رقابتی امروز، مهم‌تر از همه این است که رهبران کسب‌وکار و مدیران ارشد بتوانند تصمیم‌های آگاهانه‌تری بگیرند، عملکرد را بهبود بخشند و به دنبال راه‌های جدید و جدید برای به دست آوردن برتری نسبت به رقابت خود باشند. هنگامی‌که KPI ها به‌درستی درک شده و به‌طور مؤثر مورد استفاده قرار گیرند، ابزار قدرتمندی برای دستیابی به آن هستند.

نکات کلیدی در رابطه با KPI

• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) موفقیت یک شرکت را در مقابل مجموعه‌ای از اهداف یا همتایان صنعت اندازه‌گیری می‌کند.
• شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند مالی باشند، ازجمله سود خالص (نتیجه نهایی، حاشیه سود ناخالص)، درآمد منهای هزینه‌های خاص، یا نسبت فعلی (نقدینگی و در دسترس بودن وجه نقد).

KPI-های متمرکز بر مشتری عموماً بر کارایی هر مشتری، رضایت مشتری و حفظ مشتری متمرکز هستند.

• هدف KPI های متمرکز بر فرآیند اندازه‌گیری و نظارت بر عملکرد عملیاتی در سراسر سازمان است.
• به‌طورکلی، کسب‌وکارها KPI را از طریق نرم‌افزار تحلیل کسب‌وکار و ابزارهای گزارش، اندازه‌گیری و ردیابی می‌کنند.

شناخت واقعی KPI

با توجه به شاخص کلیدی موفقیت (KSI)، KPI ها بسته به معیارهای عملکرد، بین شرکت‌ها و صنایع متفاوت هستند.

به‌عنوان‌مثال، یک شرکت نرم‌افزاری که در تلاش برای دستیابی به سریع‌ترین رشد در صنعت خود است، ممکن است رشد درآمد سال‌به‌سال را به‌عنوان شاخص عملکرد اصلی خود در نظر بگیرد. برعکس، یک زنجیره خرده‌فروشی ممکن است به‌عنوان بهترین معیار برای سنجش رشد KPI، ارزش بیشتری برای فروش در همان فروشگاه قائل شود.

نکته مهم: شاخص‌های کلیدی عملکردt خروجی یک شرکت را در برابر مجموعه‌ای از اهداف یا همتایان صنعت می‌سنجند.

انواع KPI

معیارهای مالی KPI چیست؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط با امور مالی معمولاً بر درآمد و حاشیه سود متمرکز هستند. سود خالص، آزموده‌ترین و واقعی‌ترین اندازه‌گیری مبتنی بر سود، نشان‌دهنده مقدار درآمدی است که به‌عنوان سود برای یک دوره معین، پس از حسابداری تمام هزینه‌ها، مالیات‌ها و پرداخت‌های بهره شرکت برای همان دوره باقی می‌ماند.

به‌عنوان محاسبات دلاری، سود خالص باید به درصدی از درآمد (معروف به “حاشیه سود خالص”) تبدیل شود تا در تجزیه‌وتحلیل مقایسه‌ای استفاده شود.

برای مثال، اگر حاشیه سود خالص استاندارد برای یک صنعت معین 50 درصد باشد، یک کسب‌وکار جدید در آن فضا می‌داند که اگر می‌خواهد از نظر رقابتی قابل‌دوام بماند، باید برای رسیدن به این رقم تلاش کند یا از آن عبور کند. حاشیه سود ناخالص که درآمدها را پس از محاسبه هزینه‌های مرتبط با تولید کالاهای برای فروش اندازه‌گیری می‌کند، یکی دیگر از KPI های رایج مبتنی بر سود است.

KPI مالی که به‌عنوان «نسبت جاری» شناخته می‌شود، عمدتاً بر نقدینگی تمرکز دارد و می‌تواند با تقسیم دارایی‌های جاری شرکت بر بدهی‌های جاری آن محاسبه شود.

یک شرکت که از نظر مالی سالم است معمولاً دارای پول نقد کافی برای انجام تعهدات مالی خود در دوره ۱۲ ماهه جاری است. با این‌ حال، صنایع مختلف به مقادیر متفاوتی از تأمین مالی بدهی متکی هستند، بنابراین یک شرکت باید فقط نسبت فعلی خود را با نسبت‌های سایر مشاغل در همان صنعت مقایسه کند تا مطمئن شود که چگونه جریان نقدی آن در بین همتایان خود جمع می‌شود.

معیارهای عملکرد فرآیند KPI چیست؟

هدف معیارهای عملکرد فرآیند، اندازه‌گیری و نظارت بر عملکرد عملیاتی در سراسر سازمان است.

برای مثال، با تقسیم تعداد محصولات معیوب بر کل محصولات تولید شده، مشاغل می‌توانند درصد محصولات معیوب را اندازه‌گیری کنند. طبیعتاً هدف این است که این عدد تا حد ممکن کاهش یابد.

زمان عملیاتی نشان‌دهنده کل زمان لازم برای اجرای یک فرآیند خاص است. به‌ عنوان‌ مثال، بازدهی یک رستوران می‌تواند مدت‌ زمان لازم برای خدمات‌رسانی به یک مشتری متوسط را اندازه‌گیری کند. از زمانی که سفارش میدهند تا زمانی که غذای خود را تحویل می‌گیرند.

نمونه‌هایی از KPI چیست؟

بیایید نگاهی به سازنده خودروهای الکتریکی تسلا برای چند نمونه از KPI در زندگی واقعی بیندازیم. این اعداد همه مربوط به انتشار درآمد سه‌ماهه اول 2021 آن‌ها است.

تولید خودرو

در طول سه‌ماهه، تسلا رکورد تولید ۱۸۰۳۳۸ وسیله نقلیه را زد و نزدیک به ۱۸۵۰۰۰ دستگاه را تحویل داد.

افزایش مقیاس تولید به معنای سهم و سود بیشتر از بازار برای تسلا است.

سود ناخالص خودرو

برای سه‌ماهه، حاشیه سود ناخالص خودرو تسلا با یک درصد افزایش به ۲۶.۵ درصد رسید.

تسلا موفق شد سود ناخالص خود را در سه‌ماهه اول افزایش دهد، حتی با وجود اینکه فروش مدل‌های ارزان‌تر از مدل‌های با حاشیه بالاتر پیشی گرفت.

جریان آزاد نقدینگی

جریان نقدی آزاد تسلا در طول سه‌ماهه به ۲۹۳ میلیون دلار رسید. این نشان‌دهنده بهبودی گسترده از ضرر ۸۹۵ میلیون دلاری جریان نقد آزاد در دوره سال قبل است.

سطح فعلی تولید جریان نقدی آزاد تسلا نشان می‌دهد که این شرکت بدون کمک اعتبارات نظارتی به مقیاسی از سودآوری می‌رسد.

محدودیت‌های استفاده از KPI چیست؟

برخی از معایب استفاده از KPI ها عبارت‌اند از:

• بازه زمانی طولانی موردنیاز KPI ها برای ارائه داده‌های معنادار.
• آن‌ها برای مفید بودن نیاز به نظارت مداوم و پیگیری دقیق دارند.
• آن‌ها این امکان را برای مدیران فراهم می‌کنند تا با KPI ها “بازی” کنند.
• هنگامی‌که مدیران بیش‌ از حد بر شاخص‌های عملکرد بهره‌وری تمرکز می‌کنند، کیفیت تمایل به کاهش دارد.
• کارمندان را می‌توان به‌شدت تحت‌فشار قرار داد تا به‌طور خاص برای KPI ها هدف‌گذاری کنند.

ملاحظات ویژه KPI چیست؟

KPI ها لزوماً نباید صرفاً به داده‌های مالی مرتبط باشند.

در حالی‌ که سطح سود و بدهی در واقع شاخص‌های مالی کلیدی مهمی هستند، روابط یک شرکت با مشتریان و کارکنانش برای ایجاد سلامت عمومی نیز اهمیت بالایی دارند.

KPI های غیرمالی

شاخص‌های کلیدی عملکرد غیرمالی متداول شامل معیارهای ترافیک، نرخ جابجایی کارکنان، تعداد مشتریان تکراری در مقابل مشتریان جدید و معیارهای کیفیت مختلف است.

سؤالات متداول KPI

مثال KPI چیست؟

یکی از ابتدایی‌ترین نمونه‌های KPI، درآمد به ازای هر مشتری است. به‌عنوان‌مثال، اگر سالانه 100000 درآمد دلاری داشته باشید و 100 مشتری داشته باشید، RPC شما 1000 دلار است.

پنج شاخص KPI چیست؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد از کسب‌ و کاری به کسب‌ و کار دیگر متفاوت است؛ اما به‌ طور کلی، پنج مورد از رایج‌ترین KPI های مورداستفاده عبارت‌اند از:

1. رشد درآمد
2. درآمد هر مشتری
3. حاشیه سود
4. نرخ حفظ مشتری
5. رضایت مشتری

چگونه KPI ها را اندازه‌گیری می‌کنیم؟

بستگی به KPI واقعی که اندازه‌گیری می‌شود؛ اما به‌ طور کلی، کسب‌وکارها KPI را از طریق نرم‌افزار تجزیه‌ و تحلیل کسب‌وکار و ابزارهای گزارش اندازه‌گیری و ردیابی می‌کنند.

KPI خوب چیست؟

یک KPI خوب دارای ویژگی‌های زیر است:

• اطلاعات عینی و واضحی از پیشرفت به سمت یک هدف نهایی ارائه می‌دهد.
• عواملی مانند کارایی، کیفیت، به‌موقع بودن و عملکرد را ردیابی و اندازه‌گیری می‌کند.
• راهی برای اندازه‌گیری عملکرد در طول زمان ارائه می‌دهد.
• به تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر کمک می‌کند.

چگونه یک گزارش KPI ایجاد کنم؟

این مراحل کلی را برای ایجاد یک گزارش KPI دنبال کنید:

• یک نمای کلی یا مقدمه ایجاد کنید.
• KPI ها را به‌وضوح تعریف کنید.
• KPI های خود را با استفاده از نمودارها، شکل‌ها و جداول مناسب ارائه دهید.
• ویرایش‌های نهایی را در گزارش انجام داده و توزیع کنید.

خط پایین KPI چیست؟

KPI ها روشی مؤثر برای اندازه‌گیری و ردیابی عملکرد شرکت بر اساس معیارهای مختلف ارائه می‌دهند. با درک دقیق KPI ها و نحوه اجرای صحیح آن‌ها، مدیران بهتر می‌توانند کسب‌ و کار را برای موفقیت بلندمدت بهینه کنند.

چگونه می‌توانم تعیین کنم KPI چیست و از کدام KPI استفاده کنم؟

KPI های زیادی برای انتخاب وجود دارد و باید لیست را محدود کنید تا فقط KPI هایی را دنبال کنید که واقعاً به پیشبرد استراتژی شما کمک می‌کنند. KPI های مناسب برای شما ممکن است KPI های مناسب برای سازمان دیگری نباشند. اطمینان حاصل کنید که تا آنجا که می‌توانید شاخص‌های کلیدی عملکرد را بررسی کرده‌اید تا مشخص کنید کدام‌یک برای صنعت شما مناسب هستند. از آنجا، تعیین کنید که کدام KPI به شما کمک می‌کند تا اهداف خود را بیشتر درک کنید و به آن‌ها دست‌یابید و سپس آن‌ها را در سراسر بخش خود ادغام کنید. KPI باید با استراتژی شما مطابقت داشته باشد، نه فقط با صنعت شما.

شما با برنامه‌های مختلف گزارش دهی آشنا می‌شوید و تعیین می‌کنید که کدام روش به سازماندهی کسب وکار شما کمک می‌کند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI چیست؟

KPI ها معیارهایی هستند که برای ارزیابی موفقیت یک سازمان استفاده می‌شوند. شاخص‎های کلیدی عملکردها می‌توانند ماهیت کمی یا کیفی داشته باشند. KPI های کمی شامل معیارهایی مانند درآمد فروش به ازای هر کارمند، تعداد مشتریانی که توسط هر یک از نمایندگان مرکز تماس ارائه می‌شوند یا درآمد هستند. از سوی دیگر، KPI های کیفی ممکن است شامل نمرات رضایت مشتری، رتبه‌بندی کیفیت یا نرخ قابلیت اطمینان محصول باشد.

سؤالات کلیدی KPI

SMART KPI چیست؟

سازمان‌ها اغلب از معیارهای SMART برای ایجاد یک KPI خوب استفاده می‌کنند. KPI SMART عبارت است از: خاص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، مرتبط، محدود به زمان. برای اینکه بدانید آیا KPI شما SMART است، از خود بپرسید:

• اهمیت عملکرد KPI چیست؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد مهم هستند، زیرا اگر ندانید در برخی زمینه‌ها چگونه پیشرفت می‌کنید، درواقع نمی‌دانید که به‌ عنوان یک سازمان به کجا می‌روید. شما هیچ بینشی ندارید که آیا در حال پیشرفت به سمت اهداف استراتژیک خود هستید یا به سمتی که می‌خواهید می‌روید. KPI ها به‌عنوان یک “بررسی پالس” برنامه ریزی استراتژیک شما عمل می‌کنند.

• چه چیزی را باید در گزارش KPI لحاظ کنم؟

آنچه در گزارش خود لحاظ می‌کنید به‌شدت به مخاطبان شما بستگی دارد. با این‌ حال، اطلاعات کمی وجود دارد که هر گزارش KPI باید شامل چه چیزهایی شود. مهم است که اهداف پیوند KPI خود را نشان دهید، KPI داده‌ها و محاسبات را اندازه‌گیری می‌کند و تصاویری ارائه می‌کند که داده‌ها را در قالبی قابل‌ هضم نشان می‌دهند.

• چگونه موارد کلیدی عملکرد را برای ردیابی انتخاب کنم؟

به راحتی می‌توان خود را متقاعد کرد که باید همه‌چیز را برای سازمان خود اندازه‌گیری کنید. با این‌ حال، به یاد داشته باشید که KPI مخفف شاخص‌های کلیدی عملکرد است. شما می‌خواهید فقط مهم‌ترین و تأثیرگذارترین معیارها را اندازه‌گیری کنید. برای شناسایی بهترین KPI های مناسب، اقدامات خود را به اهداف استراتژیک خود گره بزنید. اطمینان حاصل کنید که آن‌ها با آنچه شما امیدوارید در سازمان خود به دست آورید مرتبط هستند.

با استراتژی شروع کنید و بدانید KPI چیست؟

همیشه باید با استراتژی شروع کنید. بدون سهام محکمی در زمین در مورد آنچه کسب‌وکار شما به دنبال دستیابی به آن است، بسیار آسان است که به فهرستی طولانی از شاخص‌های احتمالی دست پیدا کنید که احساس می‌کنید می‌توانید یا باید اندازه‌گیری کنید.

بنابراین استراتژی KPI چیست؟ استراتژی شما به‌عنوان یک نقطه شروع برای طراحی KPI های مناسب عمل می‌کند؛ اما فقط در صورتی‌ که واضح باشد! اغلب شرکت‌ها یک سند استراتژی 30 تا 40 صفحه‌ای ایجاد می‌کنند که هیچ کس هرگز آن را نمی‌خواند یا نمی‌فهمد. یک راه عالی برای حل این موضوع ایجاد یک استراتژی ساده یک‌صفحه‌ای است. این به شما کمک می‌کند تا اهداف خود را به‌ وضوح مشخص کنید. همچنین به شما کمک می‌کند تا آنچه را که برای دستیابی به آن‌ها باید انجام دهید، تعیین کنید.

سؤالاتی را که نیاز به پاسخ دارند تعریف کنید و بدانید KPI چیست؟

پیوند دادن KPI ها به استراتژی خود تمرکز شما را بیشتر می‌کند و KPI های مربوطه را واضح‌تر می‌کند. شناسایی سؤالاتی که به پاسخ آن‌ها نیاز دارید، تمرکز شما را بیشتر محدود می‌کند، زیرا سؤالات زمینه شاخص‌ها را نشان می‌دهند.

به همین دلیل، من همیشه به مشتریان خود توصیه می‌کنم که در مورد KPQs یا سؤالات کلیدی عملکرد فکر کنند. این‌ها به شما کمک می‌کنند تا بفهمید چه داده‌هایی را باید جمع‌آوری کنید و بنابراین، کدام KPI را بیشتر مفید خواهید یافت. به‌ عنوان‌ مثال، اگر قصد دارید یک استراتژی ساده برای افزایش درآمد خود با تمرکز بر سودآورترین بخش‌های کسب‌وکار خود اجرا کنید، می‌توانید بپرسید که ما از کجا سود می‌کنیم و کدام فرآیندها در مقایسه با بازدهی که دریافت می‌کنیم پرهزینه‌تر هستند؟

نتیجه‌گیری KPI چیست؟

در دانشگاه کسب‌ و کار راجع به  KPI آموختیم و همان‌طور که می‌بینید، KPI ها، برخلاف معیارها، دارای درجه‌ای از ذهنیت هستند. آن‌ها بر اساس زمینه‌ای که در آن استفاده می‌شوند و افراد یا شرکت‌هایی که از آن‌ها استفاده می‌کنند شکل می‌گیرند. به همین دلیل است که ممکن است ببینید برخی از شرکت‌ها از KPI های کاملاً متفاوتی با سایر مشاغل استفاده می‌کنند. این بدان معنا نیست که یکی اشتباه است و دیگری درست است، تنها دلیل می‌تواند این باشد که آن‌ها در زمینه‌های مختلف، با اولویت‌های متفاوت کار می‌کنند.

کارشناسان پیش‌بینی می‌کنند که تا سال ۲۰۲۵، سالانه حدود ۱۷۵ زتابایت داده تولید می‌شود. علاوه بر این، ظرف تنها پنج سال، تعداد دستگاه‌های متصل هوشمند در جهان به بیش از ۲۲ میلیارد خواهد رسید؛ که همگی مجموعه‌های عظیمی از داده‌های قابل جمع‌آوری را تولید می‌کنند که توسط تجزیه‌ و تحلیل اینترنت اشیا در گزارش صنعت ادعا شده است.

پس از پرسیدن سؤال، “گزارش KPI چیست” و کاوش در معنای گزارش KPI با جزئیات بیشتر، صرف زمان برای درک نحوه ساخت آن‌ و مشاهده نمونه‌های دنیای واقعی، واضح است که این ابزارها، ارزشی را ارائه می‌دهند. این گزارش‌ها، ابزاری را برای تلاش در جهت تعیین اهداف قابل‌ اجرا، کار در جهت معیارهای مترقی و استفاده از اطلاعات بسیار ارزشمند به نفع خود فراهم می‌کند. اگر این مقاله شما به سمت اطلاعات مفید در خصوص KPI هدایت کرد حتماً نظرات خود را برای ما بنویسید.